5 adviezen voor contractmanagement tijdens en na de COVID-19 pandemie

15 december 2020

Als inkoopadviseur en contractmanager ben ik al jaren betrokken bij aanbestedingstrajecten en andere vormen van contracteren in het sociaal domein. Ook implementatie van deze contracten en uitvoering en implementatie van contractmanagement behoren tot mijn taken. Wat ik in mijn werk belangrijk vind, is dat partijen zich samen verantwoordelijk voelen en zich ten dienste stellen van het maatschappelijk belang. Ik streef hierbij naar partnerschip en een gezamenlijk gekozen eindresultaat. Dat betekent in de praktijk voorafgaand aan het feitelijke inkoopproces veel met alle betrokken partijen in gesprek gaan en gezamenlijke doelen beschrijven en hoe deze gerealiseerd kunnen worden. Partnership is daarbij steeds het vleugelwoord.

Het afgelopen jaar heeft de COVID-19 pandemie een grote financiële druk gelegd op contracten binnen het sociaal domein. Ketenpartners van gemeenten zoals de thuiszorgaanbieders en hulpmiddelenleveranciers hebben of krijgen te maken met teruglopende omzetten, efficiëntie verlies en een verlieslijdende bedrijfsvoering. De belangrijkste oorzaken zijn (niet volgordelijk):

1. Teruglopende vraag;
2. Opgelegde corona maatregelen staan een efficiënte planning en uitvoering in de weg;
3. Productiviteitsverlies;
4. Toegenomen verzuim;
5. Stagnatie in levering van producten

Bovenstaand oorzaken leiden tot een toenemende financiële druk vooral bij de aanbieders. Hulppakketten van de landelijke overheid zoals de NOW-maatregelen dragen deels bij aan de oplossing maar zijn soms niet voldoende voor hen om door deze tijd heen te komen. Juist nu is een verantwoord en zorgvuldige contractmanagement essentieel en is het de tijd om als gemeenten en aanbieders gezamenlijk de financiële en organisatorische uitdagingen het hoofd te bieden. Contractmanagement moet juist nu worden gevoerd met partnership als koers. Ga in gesprek en informeer elkaar over de problemen die er spelen en denk vooral samen na hoe deze opgelost kunnen worden. Ook na deze pandemie hebben gemeenten en aanbieders elkaar nog nodig. Enerzijds om de hulp en zorg te waarborgen voor kwetsbare burgers. Anderzijds omdat het behoort bij de gezamenlijk verantwoordelijkheid om de dienstverlening in de toekomst te waarborgen.

Contractmanagement moet meer zijn als alleen een middel om een doelmatig en efficiënte contract invulling te waarborgen. Het betekent in goede tijden samen succes vieren en in slechte tijden samen de problemen het hoofd te bieden. Denk vooral na over oplossingen die recht doen aan beide partijen. Leg minder de focus op elkaars “fouten” en “tekortkomingen” maar focus op gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het eindresultaat.

Een voorbeeld: Als uit noodzaak zorg of hulp moet worden afgeschaald deel dan de financiële gevolgen hiervan. Leg de financiële druk niet bij één partij maar zoek naar een gedeelde oplossing die voor beiden financieel haalbaar is. Kort gezegd: Help elkaar door deze tijd heen!

In het kort heb ik vijf adviezen aan u:

1. Informeer elkaar steeds over problemen die spelen in de eigen organisatie.
2. Partnership is leidend in het contractmanagement.
3. Borg samen de dienstverlening voor de toekomst.
4. Sorteer voor om ontstane tekorten in de nabije toekomst in te lopen.
5. Vier successen.

Tot slot een kleine quote van Loesje die me altijd is bijgebleven:

“Waarom moeilijk doen als het samen kan.”

Hans Scholten, senior adviseur

Terug naar overzicht